Projectmanagement: "Assumption is the mother of all fuck-ups"

Op woensdag 22 september verzamelen zich een twaalftal pdma-leden aan de Herengracht in Amsterdam voor een masterclass projectmanagementtechnieken voor innovatie. Het is een heerlijke nazomermiddag en de plaats van handeling is Spaces; hartje Amsterdam, maar voorzien van 40 parkeerplaatsen onder de grond waar je je auto volledig automatisch in kunt laten wegzetten. Over innovatie gesproken.

Gerben Pakkert en Christel van Dijk nemen ons vanmiddag mee in de wondere wereld van de scope creep. Hoewel deze balans van tijd, geld en resultaat (of kwaliteit) voor veel innovatieprofessionals als bekend terrein mag worden verondersteld, is het verrassend om te merken dat de projectmanagementspecialisten van BeaconPartners uitstekend in staat zijn om in kort tijdsbestek de essentie eruit te halen en tegelijk iedereen te laten ervaren dat projectmanagement toch echt een specialisme is.

We beginnen met de stellingname dat het draaien aan één van de drie knoppen tijd, geld en resultaat onvermijdelijk betekent dat beide andere knoppen eveneens gaan ronddraaien. Vaak hebben we dat wel van één van de twee door, maar verliezen we de andere uit het oog. Het onderscheid tussen business en project goals wordt duidelijk gemaakt, waarbij de verschillende rollen van opdrachtgever, projectmanager en de overige projectleden wordt toegelicht. Eén van de belangrijkste aandachtspunten voor de projectmanager is daarbij het tijdig signaleren en waar mogelijk vermijden van rechtstreekse lijntjes tussen opdrachtgever en projectleden. Dit kan namelijk voor onvoorspelbare situaties zorgen.

De functie van het projectplan wordt toegelicht waarbij we tegelijk leren dat zes pagina's wel eens het optimum zou kunnen zijn qua omvang. Meer pagina's worden toch niet gelezen en minder pagina's suggereert onvoldoende diepgang. Het projectplan is een contract voor de drie partijen om tot overeenstemming te komen over tijd, geld en resultaat. Let daarbij vooral ook op het waar mogelijk prioriseren van deze drie variabelen. Stel dat het project anders verloopt dan je vooraf hebt gedacht, waar mag je dan als eerste op inboeten volgens je opdrachtgever? Leg vooral ook vast hoe procesmatig wordt omgegaan met veranderingen tijdens het project. En communiceer voortdurend met je opdrachtgever. Baseer je keuzes niet op aannames, want assumption is the mother of all fuck-ups...

In het traditionele stage-gate proces van innovatie wordt uitgebreid stilgestaan bij het nadeel van een first run, then think versus de first think, then run benadering. Ook de alignment van de drie klassieke stromingen in de organisatie, namelijk commercie, techniek en operations, is van groot belang voor het succes van het project.

Na deze verhelderende introductie is het tijd om dit ook aan den lijve te gaan ervaren. Er wordt een simulatiespel gespeeld dat door BeaconPartners speciaal voor de masterclass in elkaar is gezet. Het doel is om een garage te bouwen voor de klassieke auto van de vader van een doorsnee gezin. Ma wil pa verrassen met de garage en heeft zoon gevraagd dit te realiseren. Hiervoor moet een vergunning worden aangevraagd bij de gemeente, een architect moet worden gevraagd een tekening te maken en een aannemer moet worden ingeschakeld voor de bouw. Zelfs de beruchte buurman krijgt een rol in het geheel. Binnen 30 minuten moet de garage binnen budget worden opgeleverd, maar iedere stap kost tijd en geld. De rollen worden verdeeld en alle aspecten van scope creep worden door de deelnemers aan den lijve ervaren.

Hoe simpel het spel ook, de beleving maakt goed duidelijk dat het allemaal op papier simpel lijkt, maar dat de praktijk weerbarstiger is. Tijd speelt tijdens het spel gevoelsmatig een belangrijke rol, maar is voor de opdrachtgever naar later blijkt in dit geval het minst van belang. Lang stilstaan bij relatief goedkope afwegingen levert tijdsverlies op die niet meer kan worden goedgemaakt. Veranderende specs gooien roet in het eten en de vriendelijke buurman blijkt zoals verwacht voor problemen te zorgen. De factor fun is hier in overvloed aanwezig en iedereen beleeft veel plezier aan het spel.

De middag wordt in stijl afgesloten met een borrel waarbij onder het genot van het nodige lekkers nog lang wordt nagepraat over de parallellen tussen de theorie, de simulatie, de lesson's learned en de dagelijkse praktijk van de deelnemers.

PDMA.NL - leden kunnen na inloggen, de presentatie met daarin opgenomen de geleerde lessen downloaden.